Требования к помещениям, где хранятся личные дела детей и кандидатов

Требования по обеспечению сохранности анкет детей-сирот, поставленных на учет в банк-данных, закреплены в п.п. 85 - 90 Порядка формирования, ведения и использования государственного банка данных о детях, оставшихся без попечения родителей, утв. Приказом Минобразования и науки РФ от 17.02.2015 № 101:

  • Для обеспечения сохранности от повреждения и разрушения электронно-цифровых анкет детей и электронно-цифровых анкет граждан, а также обеспечения возможности их восстановления федеральный оператор и региональный оператор формируют резервные копии федерального банка данных о детях и регионального банка данных о детях соответственно. Периодичность формирования резервных копий не может составлять более трех дней. Процедуры учета, хранения и уничтожения резервных копий федерального и региональных банков данных о детях устанавливаются соответствующим оператором.

  • Помещения, в которых хранятся документы, должны иметь входные двери (металлические или деревянные, обитые железом), оборудованные замками, гарантирующими надежное закрытие помещений, или специальным оборудованием, или иметь охрану в нерабочее время для исключения возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в них посторонних лиц. Окна помещений, расположенных на первых или последних этажах зданий, а также окна, находящиеся около пожарных лестниц и других мест, откуда возможно проникновение в помещение посторонних лиц, оборудуются металлическими решетками, ставнями или другими средствами, препятствующими неконтролируемому проникновению в помещения.

  • Уборка помещений, ремонт находящихся в них оборудования и технических средств, выполнение других работ, связанных с привлечением лиц, не имеющих доступа к хранящимся в помещениях документам, производится только в присутствии сотрудников, имеющих право доступа к документам.

  • Помещение оборудуется пожарной и охранной сигнализацией.

  • Хранение документов осуществляется в металлических хранилищах (шкафах и (или) сейфах), которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются ответственными сотрудниками.

  • В случае смены должностных лиц, ответственных за хранение документов, либо упразднения или реорганизации соответствующего органа государственной (муниципальной) власти (его структурного подразделения) документы соответственно передаются другому должностному лицу, ответственному за хранение документов, или в орган государственной (муниципальной) власти (его структурное подразделение), являющееся его правопреемником. Передача документов в указанных случаях осуществляется по описи либо номенклатуре дел.

Формы документов, используемых в работе банка данных, собраны в отдельном разделе (последний раздел в перечне слева).